Blog

Jak efektywnie zarządzać czasem

14.10.2013

Organizacja pracy i zarzadzanie czasem mają z sobą wiele wspólnego. Dobra organizacja pracy stwarza warunki do efektywnego wykorzystania czasu. Zła organizacja pracy działa podstępnie. Każda czynność zabiera odrobine więcej czasu niż powinna, a że dzieje się tak dzień za dniem, nieuchronnie obniża się twoja efektywność.

Nawet drobne błędy w organizacji pracy mogą mieć istotny wpływ na zmniejszenie efektywności, ponieważ powtarzają się przy wielu czynnościach. Dlatego najlepiej wiedzieć co robić żeby praca nasza stała się efektywna: Zacznij od opracowania planu, to cos więcej niż wypisanie listy rzeczy do zrobienia. Zadania trzeba zapisywać w odpowiedni sposób i również w odpowiedni sposób na bieżąco uzupełniać plan. Można to zrobić następująco: - Spisz zadania. Lista musi być wyczerpująca, choć w formie krótkich notatek. - Oszacuj jak najdokładniej czas, jaki zajmie wykonanie każdego zadania. - Dodaj czas na nieprzewidziane wypadki. Uwzględnij również powtarzające się czynności, które wykonujesz codziennie na bieżąco. - Ustal priorytety. To kluczowy, niezwykle istotny aspekt zarzadzania czasem. Zaglądaj w ciągu dnia do planu i analizuj go dokładnie raz dziennie. Ważne, żebyś robił to wtedy, gdy ci to odpowiada. Proces ten powinien stać się nawykiem. Gdy w ciągu dnia pojawi się nowe zadanie, zastanów się nad nim i dodaj do listy od razu albo odłóż i wpisz do planu podczas najbliższego przeglądu. Powyższy proces przeglądania planu i wprowadzania zapisów to fundament efektywnego zarzadzania czasem. Podziel zadania na grupy. Jeśli mamy bardzo dużo zadań do wykonania, to ich lista staje się długa, a wiec nieczytelna i nieużyteczna. Jedynym sposobem jest zastosowanie podziału zadań na grupy. Dzielenie zadań na kategorie jest najważniejszą zasada efektywnego zarzadzania czasem. Mogą to być na przykład następujące kategorie: - Priorytet - Ważne - Na teraz - Potrzeba więcej informacji - Do przeczytania Na tym etapie istotna jest odpowiedź na pytanie, ile kategorii i o jakich nazwach będzie ci odpowiadać. Stosując tych parę powyższych rad dt. Zarządzania czasem, zwiększysz swoją efektywność pracy w bardzo krótkim okresie. Pamiętaj, że najważniejsza tu jest systematyczność i powtarzalność.