Blog

Jak pracować efektywnie - Zarządzanie zadaniami (cz.1)

20.09.2013

W znanej, ale wartej przypomnienia anegdocie wykładowca przyniósł na zajęcia wielką, szklaną misę, kamienie, żwir, piasek i butlę wody. Po włożeniu kamieni do misy zapytał, czy coś jeszcze się zmieści. Odpowiedź studentów była oczywista: pomiędzy kamienie można wsypać żwir, pomiędzy kamyczkami żwiru zmieścił się jeszcze piasek, na koniec wykładowca wlał do misy wodę, która wypełniła ją do końca.

- Co to doświadczenie  pokazuje? - zapytał wykładowca. Odpowiedzi były mniej lub bardziej precyzyjne. - Misa, to nasze życie. Kamienie, to cele w życiu, żwir, to zadania do wykonania, piasek i woda to codzienne czynności. Kiedy wsypiemy do misy najpierw piasek i wlejemy wodę, zabraknie w misie miejsca na kamienie - nasze cele.  W jaki sposób zatem zaplanować swoje działania tak by każdego dnia wszystkie zamierzone zadania i mieć czas dla siebie? Zdefiniuj swoje zadania i zacznij nimi zarządzać. Efektywna praca możliwa jest wtedy i tylko wtedy, gdy polega na realizowaniu jasnych, jednoznacznych, akceptowanych zadań oraz gdy istnieje kontrola stopnia ich realizacji.

Czym jest i jakich aspektów dotyczy „zarządzanie zadaniami” - efektywne zarządzanie zadaniami wymaga zarządzania wszystkimi aspektami zadania, w tym jego status, priorytet, czas, zasoby, powiadomienia i tak dalej. Można je wrzucić do jednego worka zasadniczo jako podstawe czynności zarządzania zadaniami.

Działania twórcze dotyczą tworzenia zadania. W kontekście, powinny one pozwolić na planowanie zadań, burza mózgów, tworzenie, opracowanie, wyjaśnieniu, organizacji, zmniejszenie, kierowania i priorytetów wstępnej.

Funkcjonalne działania dotyczą personelu, sprzedaży, jakości lub innych obszarach zarządzania, do ostatecznego celu zapewnienia produkcji dóbr i usług finalnych dostawy do klientów. W kontekście powinny one pozwolić na planowanie, raportowanie, monitorowanie, priorytetów, konfiguracja, delegowanie i zarządzanie zadaniami.

Działania w ramach projektu odnoszą się do planowania i raportowania czasu i kosztów. Mogą one obejmować wiele czynności, ale są funkcjonalne zawsze większe i bardziej celowe niż suma jej części. W kontekście działań w ramach projektu powinno pozwolić na podział zadań projektu, przydział zadań, wyposażenie całej projektów i jednoczesnego dostępu do baz danych zadań.

Działalność usługowa dotyczyć klienta i świadczenia usług wewnętrznych firmy, w tym zarządzanie relacjami z klientami i zarządzanie wiedzą. W kontekście powinny one umożliwić pliku załącznika i linki do zadań, zarządzanie dokumentami, zarządzanie prawami dostępu, inwentaryzacja klienta i pracownika rekordy, zamówień i zarządzania połączeniami, i zadań adnotacji.

Działania wydajności dotyczą śledzenia wyników i realizacji wyznaczonych zadań. W kontekście powinny one umożliwiać śledzenie przez czas, kontroli kosztów, interesariuszy i priorytetu, wykresów, raportów do wyeksportowania, aktualizacje statusu, korekty terminu oraz rejestrowania aktywności.